Đặt hàng sỉ Thái Lan: quy trình gửi RFQ, so sánh báo giá và chốt đơn với nhà cung cấp đã xác minh

Đặt hàng sỉ Thái Lan trực tiếp từ nhà cung cấp hoạt động như thế nào

Mô hình đặt hàng sỉ qua sàn B2B như THAIMOST (thaimost.com) khác với cách mua truyền thống ở một điểm cốt lõi: người mua nói chuyện thẳng với doanh nghiệp Thái Lan đã trải qua xác minh, thay vì đặt niềm tin vào một đầu mối gom hàng.

Quy trình gồm bốn bước:

1. **Khám phá**: tìm sản phẩm hoặc nhà cung cấp theo ngành hàng, chứng nhận và năng lực sản xuất. 2. **Gửi RFQ** (yêu cầu báo giá) hoặc xin mẫu trực tiếp tới một hoặc nhiều nhà cung cấp đã xác minh. Việc gửi RFQ hoàn toàn miễn phí. 3. **So sánh báo giá** về giá, số lượng tối thiểu, thời gian giao, chứng nhận và điều kiện giao hàng mà mỗi bên đưa ra. 4. **Đặt hàng và giao dịch** qua nhắn tin trực tiếp với nhà cung cấp.

Ở giai đoạn hiện tại, thanh toán được thực hiện trực tiếp giữa người mua và nhà cung cấp; THAIMOST không xử lý thanh toán và không giữ tiền. Điều này có nghĩa là bạn giữ toàn quyền đàm phán điều khoản, đồng thời cũng là lý do bạn cần tự thẩm định kỹ như sẽ nói ở các phần sau.

Chuẩn bị trước khi gửi RFQ: thông tin quyết định chất lượng báo giá

Một RFQ sơ sài nhận về những báo giá chung chung, không so sánh được. Một RFQ đầy đủ giúp nhà cung cấp trả lời đúng trọng tâm và cho bạn thấy ai thật sự làm được. Trước khi gửi, hãy chuẩn bị:

• **Mô tả sản phẩm cụ thể**: tên, quy cách, dung tích hoặc trọng lượng, loại bao bì, yêu cầu nhãn (nhãn gốc, nhãn riêng hay nhãn song ngữ).
• **Số lượng dự kiến** cho đơn đầu và dự kiến tần suất đặt lại. Nhà cung cấp cần con số này để báo giá theo bậc.
• **Điều kiện giao hàng mong muốn**: nhận tại kho nhà máy, giao tới cảng hoặc cửa khẩu, hay giao tới kho của bạn. Nêu rõ cửa khẩu hoặc cảng đích.
• **Chứng từ cần có**: hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận lưu hành tự do hay tài liệu thành phần, tuỳ nhóm hàng.
• **Thời điểm cần hàng** để nhà cung cấp đối chiếu với lịch sản xuất.
• **Thông tin về bạn**: công ty, kênh bán, thị trường. Nhà cung cấp Thái nghiêm túc sẽ ưu tiên người mua có hồ sơ rõ ràng.

Gửi cùng một RFQ tới vài nhà cung cấp trong cùng ngành hàng là cách nhanh nhất để có mặt bằng so sánh thực tế.

Đọc hồ sơ nhà cung cấp: huy hiệu, loại hình và những gì xác minh không bao hàm

Trên THAIMOST, hồ sơ nhà cung cấp thể hiện hệ thống tín nhiệm theo ba lớp Verified, Audited, Certified với các huy hiệu:

• **Verified Supplier**: đã qua xác minh danh tính doanh nghiệp (KYC/KYB).
• **Factory Audited**: cơ sở sản xuất đã được kiểm tra.
• **Gold Exporter**: có hồ sơ hoạt động xuất khẩu.
• **Top Response**: phản hồi người mua nhanh và đều.

Quan trọng không kém là **loại hình nhà cung cấp**: Manufacturer, OEM/ODM Factory, Brand Owner, Distributor, Trading Company hay Export Company. Sàn phân biệt rõ các loại này và công ty thương mại không được nhận là nhà máy. Mỗi loại hình có vai trò riêng: nhà máy phù hợp khi bạn cần giá gốc và sản xuất theo yêu cầu, nhà phân phối và công ty xuất khẩu phù hợp khi bạn cần gom nhiều thương hiệu trong một lô hoặc cần đơn vị quen xử lý chứng từ.

Cần nói thẳng: xác minh giúp giảm rủi ro nhưng không phải bảo đảm. Người mua vẫn cần tự thẩm định, xác nhận mẫu và chốt điều khoản bằng văn bản trước khi chuyển tiền.

So sánh báo giá: năm tiêu chí thay vì chỉ nhìn giá

Khi các báo giá về, hãy đặt chúng cạnh nhau theo năm tiêu chí:

• **Giá theo bậc số lượng và điều kiện giao hàng đi kèm.** Hai mức giá chỉ so sánh được khi cùng điều kiện giao hàng (Incoterms). Giá tại xưởng và giá giao tới cửa khẩu là hai con số khác nhau.
• **Số lượng tối thiểu và khả năng ghép mã.** Một số nhà cung cấp cho ghép nhiều mã trong cùng một đơn, điều này rất có giá trị với lô đầu.
• **Thời gian sản xuất và giao hàng** do nhà cung cấp cam kết trong báo giá của họ, có tính đến lịch lễ tại Thái Lan.
• **Chứng nhận và chứng từ đi kèm** cho từng mặt hàng, và chi phí nếu cần thêm tài liệu.
• **Điều khoản thanh toán**: tỷ lệ đặt cọc, thời điểm thanh toán phần còn lại, phương thức.

Đừng loại ngay báo giá cao hơn. Khi quy về giá vốn tại kho của bạn, bao gồm vận chuyển, thuế, chứng từ và rủi ro, thứ tự có thể thay đổi. Với các mặt hàng có thương hiệu sẵn như mỹ phẩm hay thảo dược phổ biến, nguồn phân phối chính hãng như ThaiNex (thainex.com) có thể là một phương án bổ sung bên cạnh đặt trực tiếp từ nhà máy.

Mẫu, điều khoản và thanh toán: chốt đơn an toàn

Trước khi đặt đơn sỉ đầu tiên, nên đi qua ba bước nhỏ:

**Xin mẫu.** Yêu cầu mẫu từ chính lô hoặc dòng sản phẩm sẽ giao, kiểm tra nhãn, bao bì, số lô và hạn dùng. Nếu sản phẩm có yêu cầu kiểm nghiệm tại Việt Nam, hãy dùng mẫu này để làm việc với đơn vị kiểm nghiệm. Chi phí mẫu và vận chuyển mẫu do hai bên thoả thuận.

**Văn bản hoá điều khoản.** Dù giao dịch qua nhắn tin, hãy chốt bằng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có chữ ký ghi rõ quy cách, số lượng, giá, điều kiện giao hàng, chứng từ kèm theo, tiêu chuẩn chấp nhận hàng và cách xử lý khi hàng không đúng mẫu.

**Thanh toán có kiểm soát.** Vì thanh toán diễn ra trực tiếp giữa hai bên, hãy ưu tiên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên đúng pháp nhân đã xác minh, chia thành đợt gắn với mốc sản xuất và giao hàng, và lưu toàn bộ chứng từ chuyển tiền. Với lô lớn, có thể cân nhắc kiểm hàng trước khi xuất qua đơn vị giám định độc lập.

Quy định nhập khẩu cho từng nhóm hàng tại Việt Nam cần được kiểm tra với cơ quan quản lý hoặc đơn vị thông quan trước khi chốt đơn.

Những nhóm hàng Thái Lan được đặt sỉ nhiều nhất và lưu ý riêng

Các ngành trọng tâm của nhà cung cấp Thái trên THAIMOST phản ánh thế mạnh xuất khẩu của Thái Lan:

• **Gạo**: nhiều giống, phân hạng theo tỷ lệ tấm và tiêu chuẩn đóng gói. RFQ cần ghi rõ hạng gạo, quy cách bao và cảng đích.
• **Thực phẩm và đồ uống**: mì, snack, trái cây sấy, nước trái cây, gia vị, sản phẩm từ dừa. Hỏi kỹ hạn dùng còn lại khi giao và yêu cầu nhãn.
• **Mỹ phẩm và chăm sóc cá nhân**: chống nắng, dưỡng da, xà phòng, chăm sóc tóc. Chứng từ phục vụ công bố tại Việt Nam cần được nêu trong RFQ.
• **Thảo dược và wellness**: dầu xoa, cao, trà thảo mộc, sản phẩm spa. Lưu ý phân loại mặt hàng khi nhập khẩu.
• **Bao bì**: chai, hũ, túi, hộp cho ngành thực phẩm và mỹ phẩm. Cần bản vẽ kỹ thuật và mẫu trước khi chốt.
• **OEM/ODM**: sản xuất theo thương hiệu riêng trong mỹ phẩm, thực phẩm bổ sung và thảo dược.

Với mỗi nhóm, nhà cung cấp Thái sẽ hỏi lại về thị trường đích vì yêu cầu nhãn và chứng từ khác nhau. Trả lời rõ ngay từ RFQ giúp rút ngắn số vòng trao đổi.