Tìm nhà máy Thái Lan: phân biệt nhà máy thật và công ty thương mại

Sáu loại nhà cung cấp ở Thái và ai thực sự làm gì

Trước khi đi tìm, cần biết mình đang tìm loại nào. Trong chuỗi cung ứng Thái Lan có ít nhất sáu vai, và họ đều có thể nói câu quen thuộc là chúng tôi cung cấp sản phẩm này.

Nhà sản xuất là bên có nhà máy, thiết bị và hệ thống chất lượng của riêng mình. Họ sản xuất sản phẩm của chính họ hoặc theo đơn hàng.

Nhà máy OEM hoặc ODM là nhà sản xuất chuyên nhận gia công theo thương hiệu của khách. ODM thường có sẵn công thức và mẫu, OEM làm theo công thức hoặc yêu cầu kỹ thuật mà khách đưa.

Chủ thương hiệu là bên sở hữu nhãn hiệu nhưng có thể không tự sản xuất. Họ thuê nhà máy làm và tập trung vào thương hiệu, phân phối.

Nhà phân phối là bên được chỉ định bán sản phẩm của một hoặc nhiều thương hiệu ở một khu vực. Họ có hàng sẵn trong kho và bán theo danh mục.

Công ty thương mại mua đi bán lại, thường gom nhiều nhà máy để phục vụ một đơn hàng. Họ không sản xuất nhưng thường xử lý giấy tờ và logistics tốt.

Công ty xuất khẩu chuyên làm thủ tục và vận chuyển ra nước ngoài, có thể kiêm cả vai thương mại.

Mỗi vai phù hợp với một nhu cầu khác nhau. Nếu bạn cần làm thương hiệu riêng, bạn cần nhà máy OEM hoặc ODM. Nếu bạn cần hàng có sẵn thương hiệu để bán lại, bạn cần nhà phân phối hoặc chủ thương hiệu. Nếu bạn cần ghép nhiều mặt hàng từ nhiều nguồn vào một lô, một công ty thương mại giỏi lại là lựa chọn hợp lý nhất.

Sai lầm phổ biến không phải là chọn sai loại, mà là không biết mình đang làm việc với loại nào. Khi đó bạn không biết hệ thống chất lượng nào đang kiểm soát lô hàng của mình, và ai thực sự chịu trách nhiệm nếu hàng không đạt.

Dấu hiệu nhận ra một nhà máy thật

Nhà máy thật trả lời câu hỏi kỹ thuật bằng con số, còn bên trung gian trả lời bằng tính từ. Đó là phép thử nhanh nhất, và nó đúng với hầu hết trường hợp.

Những dấu hiệu đáng tin:

• Trả lời được dung tích làm việc của thiết bị, ví dụ nồi trộn chạy được ở khoảng bao nhiêu, chứ không chỉ nói là làm được
• Có địa chỉ nhà máy khác với địa chỉ văn phòng, và sẵn sàng cho biết địa chỉ đó
• Nói được tên dòng thiết bị, số dây chuyền chiết rót, và sản phẩm nào chạy trên dây nào
• Có giấy phép nhà máy và giấy phép sản xuất đứng tên pháp nhân của chính họ
• Có bộ phận kỹ thuật hoặc bộ phận chất lượng tham gia cuộc gọi, không chỉ có nhân viên bán hàng
• Gửi được hồ sơ lô sản xuất mẫu đã che thông tin khách, và phiếu kiểm nghiệm thành phẩm mẫu
• Khi bạn hỏi một yêu cầu khó, họ nói cho bạn biết phải đánh đổi gì, thay vì đồng ý tất cả

Điểm cuối cùng là dấu hiệu mạnh nhất. Bên sản xuất thật hiểu giới hạn của thiết bị và công thức, nên họ sẽ nói ví dụ như nếu muốn kết cấu đó thì phải đổi bao bì, hoặc nếu muốn dung tích đó thì chi phí khuôn phát sinh. Bên chỉ đi mua lại thường đồng ý hết, rồi vấn đề xuất hiện ở lô đầu.

Một phép thử nữa rất hữu ích: xin họ truy một lô thành phẩm đã sản xuất ngược về phiếu kiểm nghiệm nguyên liệu. Nhà máy có hệ thống truy xuất làm được việc này trong ít phút. Yêu cầu này hợp lý, không xâm phạm bí mật của ai nếu đã che tên khách, và nó kiểm tra cùng lúc cả việc dán nhãn nguyên liệu, lưu hồ sơ và năng lực của nhân sự.

Dấu hiệu của công ty thương mại, và khi nào họ là lựa chọn đúng

Phần này quan trọng vì nhiều người mua coi công ty thương mại là điều phải tránh. Thực tế không phải vậy. Điều phải tránh là không biết mình đang làm việc với ai.

Dấu hiệu thường thấy:

• Danh mục rất rộng, trải nhiều ngành không liên quan, từ mỹ phẩm sang thực phẩm sang gia dụng
• Trả lời câu hỏi kỹ thuật chậm, vì phải đi hỏi lại nơi khác rồi trả lời sau
• Dùng hình ảnh nhà máy nhưng không nói được địa chỉ, hoặc hình ảnh trùng với nhiều website khác
• Ngành nghề đăng ký trong giấy tờ doanh nghiệp là thương mại tổng hợp, không phải sản xuất
• Không có giấy phép nhà máy đứng tên mình
• Chuyển hướng cuộc trò chuyện sang catalogue và bảng giá thay vì sang thông số kỹ thuật

Khi nào nên chọn họ? Có vài tình huống mà một công ty thương mại tốt làm việc hiệu quả hơn nhà máy:

• Bạn cần ghép nhiều mặt hàng từ nhiều nhà máy vào một lô để tiết kiệm cước
• Số lượng của bạn nhỏ hơn mức nhà máy muốn chạy, và họ gom đơn giúp bạn
• Bạn cần một đầu mối xử lý chứng từ xuất khẩu và logistics thay vì làm việc với năm nhà máy
• Bạn mới vào thị trường Thái và cần người hiểu cả hai đầu

Nếu chọn hướng này, hãy làm ba việc. Thứ nhất, nói rõ trong hợp đồng rằng họ là bên bán và chịu trách nhiệm về hàng, kể cả khi hàng do nhà máy khác làm. Thứ hai, yêu cầu được biết nhà máy sản xuất là ai với những mặt hàng quan trọng, hoặc tối thiểu là được xem chứng từ của nhà máy đó. Thứ ba, đặt tiêu chí nghiệm thu bằng số cho từng mặt hàng, vì bạn sẽ không trực tiếp kiểm soát dây chuyền.

Sàn B2B có phân loại rõ vai của từng nhà cung cấp và chạy kiểm tra nhà cung cấp đã xác minh giúp rút ngắn bước sàng lọc này, vì bạn thấy ngay bên nào khai là nhà máy và bên nào khai là công ty thương mại. Nhưng phân loại và huy hiệu chỉ giúp thu hẹp danh sách, không thay bạn thẩm định.

Bộ giấy tờ cần xem và cách đọc

Hỏi giấy tờ là việc bình thường trong thương mại quốc tế, nhà cung cấp chuyên nghiệp đều có sẵn bộ scan. Phản ứng của họ với yêu cầu này đã là một thông tin.

Danh sách nên xin:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó có mã số doanh nghiệp, tên pháp nhân, ngày đăng ký, địa chỉ, danh sách người đại diện và thẩm quyền ký, cùng ngành nghề đăng ký
• Giấy phép nhà máy và giấy phép sản xuất theo ngành, nếu họ khai là nhà sản xuất
• Chứng nhận hệ thống chất lượng, kèm phạm vi áp dụng và ngày hết hạn
• Giấy chứng nhận thuế giá trị gia tăng, nếu có
• Thư xác nhận tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân, do ngân hàng phát hành

Cách đọc quan trọng hơn việc có đủ giấy. Bốn điểm cần đối chiếu:

Tên pháp nhân trên giấy tờ phải khớp từng chữ với tên trên báo giá, hợp đồng và thông tin chuyển tiền. Công ty Thái thường dùng tên thương mại ngắn khác tên pháp nhân, điều đó bình thường, nhưng hợp đồng và thanh toán phải đứng tên pháp nhân.

Thẩm quyền ký là mục hay bị bỏ qua nhất. Giấy tờ ghi rõ ai được ký thay công ty và điều kiện ký, ví dụ một người ký riêng hay hai người cùng ký. Nếu hợp đồng của bạn do người ngoài danh sách đó ký mà không có giấy uỷ quyền, tính ràng buộc trở thành dấu hỏi.

Ngành nghề đăng ký cho biết nhiều điều. Nếu bạn mua mỹ phẩm từ một pháp nhân chỉ đăng ký thương mại tổng hợp, rất có thể bạn đang nói với bên trung gian.

Phạm vi chứng nhận phải được đọc kỹ, vì chứng nhận có thể chỉ bao gồm một số nhóm sản phẩm. Đừng nhìn logo mà bỏ qua phạm vi và hạn.

Cuối cùng, hãy tự kiểm tra mã số doanh nghiệp và tình trạng pháp nhân trên hệ thống tra cứu công khai của cơ quan đăng ký doanh nghiệp Thái Lan, thay vì chỉ tin vào bản PDF được gửi. Quy định và quy trình có thay đổi, nên khi cần chắc chắn hãy xác nhận với cơ quan hữu quan hoặc một đơn vị tư vấn pháp lý.

Viết yêu cầu báo giá để lọc đúng loại nhà cung cấp

Một bản yêu cầu báo giá viết đúng không chỉ giúp bạn nhận giá, nó tự động lọc bớt những bên không làm được việc, vì họ không trả lời nổi các mục kỹ thuật.

Những mục nên có:

• Mô tả sản phẩm cụ thể: loại, kết cấu hoặc quy cách, dung tích hoặc khối lượng, và hai đến ba sản phẩm tham chiếu trên thị trường
• Thị trường bán và nước nhập khẩu, vì nó quyết định danh mục nguyên liệu được phép và bộ chứng từ
• Bao bì mong muốn, nói rõ dùng mẫu có sẵn hay cần tạo hình riêng
• Số lượng dự kiến cho lô đầu và lô tái đặt
• Điều kiện giao hàng mong muốn theo Incoterms, và cảng hoặc điểm đến
• Yêu cầu chứng từ: những tài liệu nào bạn cần theo từng mặt hàng
• Câu hỏi phân loại: bạn là nhà sản xuất, nhà phân phối hay công ty thương mại; nếu là nhà sản xuất, dung tích làm việc của thiết bị liên quan là bao nhiêu và địa chỉ nhà máy ở đâu

Hai mục cuối là phần tạo ra khác biệt. Rất ít người mua hỏi thẳng, và câu trả lời cho hai mục đó thường phân loại danh sách của bạn ngay trong vòng đầu.

Đồng thời, hãy yêu cầu báo giá được tách thành ba phần: chi phí một lần, giá trên đơn vị ở hai hoặc ba mức số lượng, và các khoản không bao gồm. Khi mọi bên trả lời theo cùng một cấu trúc, bạn mới so sánh được. Một con số gộp không nói được điều gì, vì nó có thể đã bao gồm hoặc chưa bao gồm kiểm nghiệm, khuôn in và cước.

Gửi cùng một bản yêu cầu báo giá tới ba đến năm bên, không nhiều hơn. Nhiều hơn thì bạn không còn thời gian đọc kỹ, và chất lượng thẩm định giảm. Nếu dùng sàn B2B, tính năng gửi một yêu cầu tới nhiều nhà cung cấp cùng lúc giúp giữ cho các bản trả lời ở cùng một định dạng, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang xây danh mục nguồn hàng Thái Lan gồm nhiều ngành khác nhau.

Quy trình thẩm định trước khi đặt cọc

Trình tự dưới đây tiết kiệm thời gian nhất, vì mỗi bước hoặc loại bớt ứng viên, hoặc tạo dữ liệu cho bước sau.

Bước một, thu thập. Xin bộ giấy tờ nêu ở trên, kèm ngày phát hành. Hồ sơ cũ một năm chỉ nói về năm ngoái, nên xin bản mới.

Bước hai, đối chiếu. Đặt tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ cạnh các thông tin tương ứng trên báo giá và thông tin ngân hàng. Mọi mục phải khớp. Mục nào lệch thì hỏi trước khi làm gì tiếp.

Bước ba, kiểm tra độc lập. Tra mã số doanh nghiệp và tình trạng pháp nhân trên hệ thống công khai. Với mỹ phẩm, thực phẩm hoặc thực phẩm bổ sung, hỏi rõ pháp nhân nào đứng tên hồ sơ sản phẩm cho đúng mặt hàng bạn mua, vì giấy tờ sản phẩm thuộc về một pháp nhân cho một sản phẩm cụ thể, không phải thuộc về công ty một cách chung chung. Với nhóm thực phẩm và đồ uống, nên đặt câu hỏi này ngay email đầu tiên vì nó quyết định việc thông quan ở nước bạn.

Bước bốn, thử năng lực. Đặt mẫu có trả tiền và quan sát cách họ xử lý một giao dịch nhỏ: đóng gói thế nào, chứng từ ra sao, trả lời nhanh hay chậm. Đây là phép thử nhiều thông tin nhất so với chi phí.

Bước năm, chốt bằng văn bản trước khi cọc. Tiêu chí nghiệm thu bằng số, sai số cho phép về số lượng, hạn sử dụng tối thiểu khi giao, điểm kiểm tra hàng trước khi xuất, và hệ quả nếu hàng không đạt. Thanh toán vào tài khoản đứng tên pháp nhân, không chuyển cho cá nhân.

Bước sáu, kiểm tra phía mình. Hỏi đơn vị thông quan hoặc cơ quan hữu quan ở nước bạn về bộ chứng từ cần có cho mặt hàng này, rồi xác nhận nhà cung cấp cấp được theo từng mặt hàng trước khi đặt, không phải sau. Quy định nhập khẩu khác nhau theo từng nước và thay đổi theo thời gian.

Làm đủ sáu bước này cho lô đầu mất vài ngày và giúp bạn giữ lại một bộ hồ sơ dùng được cho mọi lần tái đặt sau đó. Việc xác minh làm giảm rủi ro, nhưng không phải bảo đảm, nên quyết định cuối cùng và việc tự thẩm định vẫn thuộc về người mua.