Tìm nhà máy Thái Lan sản xuất theo yêu cầu: cách làm bài bản

Viết yêu cầu trước khi đi tìm

Đa số người mua bắt đầu bằng việc gõ tìm kiếm, rồi mới nghĩ xem mình cần gì. Làm ngược lại sẽ tiết kiệm được hàng tuần.

Một bản yêu cầu đủ dùng nên trả lời được sáu câu:

• **Sản phẩm là gì, ở dạng nào.** Mô tả cụ thể: dạng kem, dạng nước, dạng viên, dạng bột, đóng gói ra sao. Càng cụ thể càng lọc được nhanh những nơi không làm được.
• **Mức độ tuỳ chỉnh đến đâu.** Bạn lấy công thức có sẵn rồi dán nhãn, hay yêu cầu sản xuất theo đúng thông số bạn đưa, hay phát triển công thức mới hoàn toàn. Ba mức này dẫn tới ba nhóm đối tác khác nhau.
• **Thị trường đích.** Bán ở Việt Nam, xuất đi nước thứ ba, hay cả hai. Điều này quyết định bộ hồ sơ cần có.
• **Bao bì.** Dùng mẫu có sẵn hay làm khuôn riêng.
• **Số lượng dự kiến.** Không cần con số chính xác, nhưng cần khoảng để bên báo giá hiểu quy mô.
• **Tiêu chí ưu tiên.** Giá, thời gian, mức độ tuỳ chỉnh, hay khả năng cung cấp hồ sơ. Không ai tối ưu được cả bốn cùng lúc, nên hãy xếp thứ tự.

Viết xong bản này, bạn sẽ thấy mình có một văn bản dùng được để gửi cho mọi ứng viên. Điều đó quan trọng vì khi mọi bên nhận cùng một đề bài, báo giá của họ mới so sánh được với nhau. Gửi mỗi nơi một kiểu mô tả là nguyên nhân phổ biến nhất khiến người mua không biết chọn ai.

Phân biệt nhà máy, công ty thương mại và bên trung gian

Đây là phần quan trọng nhất và cũng dễ nhầm nhất. Trên hồ sơ giới thiệu, nhiều bên nhìn giống nhau.

Các loại đối tác bạn sẽ gặp:

• **Nhà sản xuất.** Có xưởng, có dây chuyền, tự sản xuất. Thế mạnh là kiểm soát trực tiếp khâu sản xuất.
• **Nhà máy OEM/ODM.** Nhà sản xuất chuyên nhận gia công cho thương hiệu khác, thường có thư viện công thức sẵn và quen làm nhãn riêng.
• **Chủ thương hiệu.** Sở hữu thương hiệu riêng, có thể sản xuất hoặc thuê sản xuất.
• **Nhà phân phối.** Bán hàng có sẵn, không sản xuất.
• **Công ty thương mại và công ty xuất khẩu.** Làm cầu nối thương mại, có thể rất hữu ích về thủ tục và ngôn ngữ, nhưng không phải nhà máy.

Vấn đề không phải loại nào tốt hơn — mỗi loại có chỗ dùng. Vấn đề là bạn cần biết mình đang nói chuyện với ai, vì nó ảnh hưởng tới khả năng tuỳ chỉnh, tới giá và tới việc ai chịu trách nhiệm khi có vấn đề kỹ thuật.

Cách tự kiểm chứng: hỏi những câu chỉ người vận hành sản xuất mới trả lời trôi chảy. Dây chuyền nào chạy sản phẩm này, quy mô mẻ sản xuất ra sao, ai là người phụ trách kỹ thuật, quy trình xử lý khi một mẻ không đạt là gì. Hỏi xem họ có thể cho xem xưởng qua video trực tiếp không. Trên sàn B2B như thaimost.com, loại hình **nhà cung cấp đã xác minh** được phân biệt rõ giữa nhà máy và công ty thương mại, nên bạn đỡ phải đoán — nhưng vẫn nên tự xác nhận lại.

Gửi yêu cầu báo giá sao cho nhận lại thứ so sánh được

Chất lượng báo giá bạn nhận phản ánh chất lượng yêu cầu bạn gửi. Nếu yêu cầu mơ hồ, báo giá cũng sẽ mơ hồ và không so được với nhau.

Một yêu cầu tốt nên yêu cầu bên báo giá trình bày tách bạch các khoản thay vì gộp một con số:

• Chi phí phần sản phẩm
• Chi phí bao bì, tách theo từng hạng mục
• Chi phí liên quan đến khuôn hoặc bản in nếu có
• Chi phí mẫu và số vòng mẫu bao gồm trong báo giá
• Chi phí liên quan đến kiểm nghiệm và hồ sơ
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms
• Điều khoản thanh toán
• Các tài liệu có thể cung cấp theo từng mặt hàng khi đặt hàng

Khi **gửi RFQ**, hãy gửi cho nhiều bên cùng lúc với cùng một nội dung, và ghi rõ hạn phản hồi. Nên gửi từ bốn đến sáu nơi: ít hơn thì không đủ cơ sở so sánh, nhiều hơn thì bạn không xử lý nổi.

Khi báo giá về, đừng xếp hạng theo tổng tiền. Hãy dựng một bảng với các cột giống nhau rồi điền vào, chỗ nào thiếu thì hỏi lại. Rất thường xuyên, báo giá rẻ nhất là báo giá thiếu nhiều hạng mục nhất, và sau khi bổ sung đủ thì thứ tự thay đổi hoàn toàn.

Một điểm nữa đáng để ý: tốc độ và chất lượng phản hồi trong giai đoạn **yêu cầu báo giá** là chỉ báo khá tốt cho cách họ sẽ làm việc sau này. Bên trả lời chậm và trả lời chung chung lúc đang muốn có đơn thì khó tốt hơn lúc đã có đơn.

Checklist thẩm định trước khi đặt cọc

Trước khi chuyển bất kỳ khoản tiền nào, hãy chạy qua danh sách này. Xác minh giúp giảm rủi ro nhưng không phải là bảo đảm, nên phần tự thẩm định vẫn là của bạn.

• **Pháp nhân.** Tên công ty đầy đủ, mã số đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ. Đối chiếu với giấy tờ họ gửi, và kiểm tra tên trên hoá đơn có trùng với tên trên hợp đồng hay không.
• **Tài khoản nhận tiền.** Tên chủ tài khoản phải trùng với pháp nhân ký hợp đồng. Đây là điểm cần kiểm tra kỹ nhất; nếu được đề nghị chuyển sang tài khoản cá nhân hoặc tài khoản tên khác, hãy dừng lại và hỏi cho rõ.
• **Năng lực đúng ngành hàng.** Họ đã làm sản phẩm tương tự chưa, ở dạng nào.
• **Hệ thống chất lượng.** Quy trình kiểm tra nguyên liệu đầu vào và thành phẩm, cách lưu hồ sơ lô.
• **Chứng nhận.** Nêu ở dạng thông tin chung và yêu cầu cung cấp tài liệu theo từng mặt hàng khi đặt hàng. Đừng mặc định mọi sản phẩm đều có mọi chứng nhận.
• **Mẫu.** Luôn duyệt mẫu thật trước khi vào sản xuất, và giữ lại một mẫu đối chứng đã niêm phong.
• **Hợp đồng.** Quy cách sản phẩm, tiêu chí nghiệm thu, cách xử lý hàng không đạt, quyền với công thức phát triển riêng, bảo mật.
• **Kiểm hàng.** Cân nhắc dùng đơn vị kiểm định độc lập trước khi xuất hàng, nhất là với đơn hàng đầu tiên.

Việc **xác minh nhà cung cấp** nên làm song song chứ không nối tiếp: vừa trao đổi kỹ thuật vừa kiểm tra pháp nhân, để không mất thời gian với bên không đủ điều kiện.

Hồ sơ, thuế và đưa hàng về Việt Nam

Phần này nên khởi động cùng lúc với khâu làm mẫu, không phải sau khi hàng đã xong.

Những việc thường phải xử lý:

• **Phân loại hàng hoá và mã HS.** Quyết định mức thuế và các yêu cầu kèm theo. Nên hỏi đơn vị thông quan ngay từ đầu vì phân loại sai phát hiện muộn rất tốn kém.
• **Chứng nhận xuất xứ.** Hàng từ các nước ASEAN có thể được hưởng ưu đãi thuế quan khi có chứng từ phù hợp. Đây là thông tin tham khảo, bạn cần kiểm tra với cơ quan hải quan hoặc đơn vị thông quan vì quy định thay đổi.
• **Thủ tục chuyên ngành.** Mỹ phẩm, thực phẩm và một số nhóm hàng có yêu cầu công bố hoặc đăng ký riêng trước khi lưu hành tại Việt Nam. Hãy kiểm tra với cơ quan quản lý tương ứng.
• **Nhãn phụ tiếng Việt.** Bắt buộc với hàng nhập khẩu, và nội dung nhãn nên được chốt trước khi in bao bì hàng loạt.
• **Điều kiện giao hàng.** Thống nhất Incoterms ngay trong báo giá để biết rõ ai chịu chi phí và rủi ro ở từng chặng.
• **Tính giá vốn đầy đủ.** Giá hàng, vận chuyển quốc tế, bảo hiểm, thuế, phí thông quan, vận chuyển nội địa, chi phí hồ sơ, hao hụt.

Nếu mục tiêu của bạn là tìm **nguồn hàng Thái Lan giá sỉ** để bán lại thay vì làm nhãn riêng, lộ trình sẽ đơn giản hơn nhiều vì sản phẩm đã có sẵn hồ sơ của nhà sản xuất. Ngược lại, làm hàng theo yêu cầu đồng nghĩa với việc bạn hoặc đơn vị dịch vụ của bạn đứng tên phần hồ sơ tại thị trường bán, nên cần tính thời gian cho phần này.

Quy trình 6 bước và những lỗi hay gặp

Gói lại thành một lộ trình để bạn theo.

• **Bước 1.** Viết bản yêu cầu đầy đủ sáu mục ở phần đầu bài.
• **Bước 2.** Lập danh sách từ 8 đến 12 ứng viên từ nhiều nguồn: sàn B2B, hội chợ ngành, giới thiệu từ bạn hàng.
• **Bước 3.** Sàng sơ bộ bằng vài câu hỏi ngắn để loại những nơi không làm đúng ngành hàng, còn lại 4 đến 6 nơi.
• **Bước 4.** Gửi cùng một yêu cầu báo giá cho nhóm còn lại, kèm hạn phản hồi.
• **Bước 5.** Dựng bảng so sánh theo cột giống nhau, hỏi bổ sung phần thiếu, chọn 2 đến 3 nơi làm mẫu.
• **Bước 6.** Duyệt mẫu, thẩm định pháp nhân, chốt hợp đồng, sản xuất, kiểm hàng, xuất hàng.

Những lỗi lặp lại nhiều nhất:

• **Chọn theo giá thấp nhất** mà không soát xem báo giá đó thiếu gì.
• **Bỏ qua bước làm mẫu** vì muốn nhanh, rồi nhận cả lô không như ý.
• **Không giữ mẫu đối chứng**, nên khi tranh luận chất lượng không có căn cứ.
• **Chuyển tiền vào tài khoản không trùng tên pháp nhân.**
• **In bao bì trước khi chốt nội dung hồ sơ**, dẫn đến in lại toàn bộ.
• **Chỉ làm việc với một ứng viên duy nhất** từ đầu, nên không có cơ sở so sánh và không có phương án dự phòng.

Làm đúng thứ tự thì phần lớn rủi ro được đẩy về phía trước, nơi chi phí sửa sai còn thấp.