Cách gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp Thái Lan đúng chuẩn

Vì sao cách gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp Thái Lan quyết định kết quả

RFQ là viết tắt của request for quotation, tức yêu cầu báo giá. Nghe đơn giản, nhưng đây là tài liệu quyết định chất lượng của mọi thứ diễn ra sau đó.

Lý do rất thực tế: nhà cung cấp không báo giá được khi chưa biết họ đang báo cho cái gì. Một tin nhắn kiểu báo giá kem dưỡng da cho tôi buộc người bán phải đoán quy cách, số lượng, bao bì, thị trường đích và điều kiện giao hàng. Phần lớn sẽ hỏi lại, và mỗi vòng hỏi lại là vài ngày trôi qua. Một số đơn giản là không trả lời, vì họ ưu tiên những yêu cầu rõ ràng hơn.

Có một hệ quả nữa ít người để ý. Khi mỗi nơi tự đoán một kiểu, bạn nhận về năm báo giá cho năm thứ khác nhau và không so sánh được. Con số rẻ nhất lúc đó thường là giá của quy cách thấp nhất, chứ không phải của nhà cung cấp tốt nhất.

Vì vậy hãy xem yêu cầu báo giá như một bản mô tả kỹ thuật ngắn, không phải một câu hỏi. Bạn bỏ ra ba mươi phút để viết, đổi lại là những báo giá đặt cạnh nhau được, về nhanh hơn và ít hiểu lầm hơn.

Năm câu cần tự trả lời trước khi gửi

Trước khi gõ chữ đầu tiên, hãy trả lời năm câu cho chính mình.

Thứ nhất, bạn đang mua hàng có sẵn thương hiệu để bán lại, hay đặt sản xuất nhãn riêng? Hai hướng này cần hai bộ thông tin hoàn toàn khác nhau, và nhà cung cấp cũng là hai nhóm khác nhau.

Thứ hai, quy cách chính xác là gì? Dung tích, trọng lượng, thành phần hoặc chất liệu chính, mùi, màu, dạng bao bì. Nếu chưa chốt được, hãy nêu khoảng và nói rõ rằng đây mới là khoảng dự kiến.

Thứ ba, hàng sẽ bán ở nước nào? Điều này quyết định yêu cầu về nhãn, ngôn ngữ, chứng từ và thủ tục đăng ký tại nước nhập. Không nêu thị trường đích là thiếu sót phổ biến nhất.

Thứ tư, bạn cần giao hàng tới đâu và theo điều kiện nào? Giao tại xưởng, giao tại cảng Thái, hay giao tới cảng của bạn là ba đáp án cho ba con số rất khác nhau.

Thứ năm, bạn cần mẫu trước hay không, và ai chịu chi phí mẫu cùng chi phí vận chuyển mẫu?

Nếu chưa trả lời được câu nào, cứ ghi là chưa xác định và cần tư vấn. Nói thẳng điều mình chưa biết tốt hơn nhiều so với bỏ trống.

Khung nội dung của một yêu cầu báo giá đầy đủ

Dưới đây là khung để bạn gửi RFQ mà hầu hết nhà cung cấp làm hàng xuất khẩu đều đọc được ngay.

• Giới thiệu ngắn: tên công ty, bạn làm gì, bán ở thị trường nào. Ba câu là đủ, nhưng đừng bỏ qua, vì họ cần biết đang nói chuyện với ai.
• Mô tả sản phẩm: tên, quy cách, dung tích hoặc trọng lượng, thành phần hoặc chất liệu chính, dạng bao bì, kèm ảnh tham khảo nếu có.
• Số lượng: nêu số lượng dự kiến cho đơn đầu và cho cả năm nếu ước tính được. Nếu đang thử thị trường, nói rõ đây là lô thử.
• Yêu cầu nhãn và bao bì: dùng nhãn của nhà cung cấp hay nhãn riêng, ngôn ngữ trên nhãn, quy cách đóng thùng.
• Thị trường đích và chứng từ: nêu nước nhập và hỏi họ cung cấp được những chứng từ nào theo từng mặt hàng.
• Điều kiện giao hàng và cảng đích.
• Điều khoản thanh toán mong muốn và loại tiền tệ.
• Mẫu: có cần không, bao nhiêu, gửi tới địa chỉ nào.
• Thông tin liên hệ và ngôn ngữ làm việc.

Một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả: đánh số từng mục và đề nghị nhà cung cấp trả lời theo đúng số. Khi năm nơi cùng trả lời theo một cấu trúc, việc so sánh trở thành đọc bảng thay vì đọc năm lá thư rời rạc.

Gửi cho ai, và gửi bao nhiêu nơi

Gửi đúng người quan trọng không kém nội dung.

Có bốn nhóm nguồn thường gặp. Nhà máy sản xuất trực tiếp phù hợp khi bạn làm nhãn riêng hoặc mua số lượng lớn một mặt hàng. Nhà xuất khẩu và công ty thương mại phù hợp khi bạn cần gom nhiều mặt hàng trong một lô và cần người lo chứng từ. Nhà phân phối chính hãng phù hợp khi bạn mua hàng đã có thương hiệu để bán lại. Và sàn B2B phù hợp khi bạn muốn tiếp cận nhiều nhà cung cấp Thái Lan cùng lúc mà chưa có quan hệ sẵn.

Lưu ý một điểm hay gây nhầm: công ty thương mại không phải nhà máy. Cả hai đều có vai trò hợp lý, nhưng bạn nên biết mình đang nói chuyện với ai, vì điều đó ảnh hưởng tới khả năng tuỳ biến sản phẩm và tới cơ cấu giá.

Về số lượng nơi gửi, ba đến năm là hợp lý. Ít hơn thì không có cơ sở so sánh; nhiều hơn thì bạn không đủ thời gian theo dõi tử tế và chất lượng trao đổi giảm xuống.

Dù gửi cho ai, hãy tự kiểm tra pháp nhân trước khi trao đổi sâu. Trên THAIMOST (thaimost.com), bạn có thể lọc theo nhà cung cấp đã xác minh để thu hẹp danh sách, nhưng việc xác minh nhà cung cấp chỉ giúp giảm rủi ro chứ không thay thế việc bạn tự thẩm định, duyệt mẫu và đọc kỹ điều khoản.

Đọc và so sánh báo giá nhận về

Khi báo giá về, đừng so cột giá trước tiên. So phạm vi trước.

Dựng một bảng với các dòng sau cho mỗi nhà cung cấp: quy cách thực tế họ báo, loại bao bì, điều kiện giao hàng, cảng đích, thuế và phí bên nào chịu, chứng từ họ cung cấp, điều khoản thanh toán, chính sách mẫu, và những điểm họ đề xuất khác với yêu cầu ban đầu của bạn.

Chính dòng cuối cùng thường là dòng quan trọng nhất. Một nhà cung cấp đề xuất thay đổi quy cách có thể đang giúp bạn tiết kiệm, hoặc đang hạ chuẩn để có con số đẹp. Hãy hỏi lại lý do thay vì tự suy đoán.

Tiếp theo, quy đổi tất cả về cùng một điều kiện giao hàng trước khi so sánh. Giá giao tại xưởng và giá giao tới cảng của bạn không cùng đơn vị. Nếu không quy đổi, bảng so sánh của bạn không nói lên điều gì.

Cuối cùng, đánh giá cả chất lượng phản hồi: họ trả lời sau bao lâu, có trả lời đúng từng mục không, có chủ động nêu rủi ro hay ràng buộc không, và khả năng ngôn ngữ có đủ để làm việc dài hạn không. Những tín hiệu này dự đoán trải nghiệm hợp tác về sau tốt hơn con số trên báo giá.

Sai lầm thường gặp và bước tiếp theo

Những sai lầm làm hỏng một vòng yêu cầu báo giá:

• Hỏi giá trước khi biết quy cách. Giá không gắn với quy cách là con số không dùng được.
• Không nêu thị trường đích, dẫn tới báo giá thiếu hẳn phần chứng từ và nhãn.
• Gửi cùng một tin nhắn cho ba mươi nơi. Tỷ lệ trả lời thấp, và chất lượng trả lời còn thấp hơn.
• Dồn mọi thứ vào một đoạn văn dài không xuống dòng, khiến người đọc bỏ sót thông tin.
• Ép tiến độ gấp ngay từ thư đầu. Việc này thường chỉ lọc ra những nơi sẵn sàng hứa cho xong.
• Chốt đơn mà chưa duyệt mẫu thực tế của đúng quy cách sẽ sản xuất.
• Không lưu lại toàn bộ trao đổi. Khi có tranh chấp, email và tin nhắn là bằng chứng duy nhất.

Sau khi chọn được một hoặc hai nơi, bước tiếp theo không phải là đặt hàng ngay, mà là mẫu và hợp đồng. Duyệt mẫu trong đúng bao bì sẽ dùng, thống nhất tiêu chí nghiệm thu bằng văn bản, và ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm phần nào trong chuỗi vận chuyển.

Còn nếu bạn đang ở phía ngược lại, là nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu Thái muốn nhận những yêu cầu như thế này, thì phần đăng ký làm nhà cung cấp là nơi để bắt đầu.