थाई निर्माता को कोटेशन का अनुरोध भेजने का तरीका: मानक RFQ टेम्पलेट

कारखाना आपके पत्र को अलग तरीके से पढ़ता है

जब आप व्यापार कंपनी को लिखते हैं, तो वह अपने स्टॉक की जांच करता है, अपनी खरीद मूल्य लेता है, मार्कअप जोड़ता है और जवाब देता है। यह प्रक्रिया तेजी से होती है क्योंकि माल पहले से मौजूद है।

थाई निर्माता के पास वह स्टॉक नहीं है। आपके पत्र को प्राप्त करने वाला विभाग इसे तकनीकी या R&D विभाग को भेजता है, कच्चे माल का अनुमान लगाता है, मशीन समय की गणना करता है, जांचता है कि पैकेजिंग कस्टम ऑर्डर होगी या नहीं, फिर एक संख्या बना सकता है। यदि आपका पत्र सिर्फ एक लाइन कीमत पूछते हुए है, तो उनके पास शुरू करने के लिए पर्याप्त डेटा नहीं है, और ज्यादातर मामलों में वे या तो इसे अनदेखा कर देंगे या एक उल्टा सवाल से जवाब देंगे।

इससे एक व्यावहारिक परिणाम निकलता है: आपके पत्र की गुणवत्ता आने वाले पत्र की गुणवत्ता और गति तय करती है। एक अच्छी तरह से सूचित **कोटेशन का अनुरोध** आमतौर पर कुछ व्यावसायिक दिनों में संसाधित होता है; एक अस्पष्ट पत्र हफ्तों तक ड्राइव कर सकता है कई आगे-पीछे सवालों के साथ और अभी भी कोई संख्या नहीं है।

एक और बात। थाई सप्लायर भी आपको छान रहा है। वे जानना चाहते हैं कि क्या आप एक गंभीर खरीदार हैं या सिर्फ कीमत जांच के लिए। स्पष्ट विनिर्देश, माप की इकाइयों के साथ, अनुमानित मात्रा के साथ — यह अपने आप में एक संकेत है कि आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं — और यह संकेत प्रभावित करता है कि वे आपको कितना प्राथमिकता देते हैं।

एक काम की RFQ में छह ब्लॉक होने चाहिए

एक काम की **RFQ** थाई निर्माता के लिए निम्नलिखित छह ब्लॉक होने चाहिए। कोई भी ब्लॉक छोड़ें और वह ब्लॉक एक सवाल में वापस आएगा।

• **खरीदार का संक्षिप्त परिचय।** आप कौन हैं, आपकी कंपनी क्या करती है, किन बाजारों में बेचते हैं, कौन सी चैनलें। दो-तीन वाक्य काफी हैं। कारखाने को जानना चाहिए कि माल कहां जाएगा क्योंकि यह दस्तावेज़ और लेबलिंग को प्रभावित करता है।
• **उत्पाद विवरण।** उत्पाद का प्रकार, विनिर्देश, क्षमता या वजन, पैकेजिंग सामग्री, वेरिएंट (सुगंध, रंग, आकार)। जितना विशिष्ट हो सके; यदि संदर्भ नमूना है तो फोटो भेजें और स्पष्ट करें कि आप किन बिंदुओं पर समान होना चाहते हैं।
• **मात्रा।** पहले ऑर्डर के लिए मात्रा और सालाना अनुमानित मात्रा, अलग से। ये दो नंबर कारखाने को दो अलग-अलग जानकारी देते हैं: एक उत्पादन बैच का आकार है, दूसरा संबंध में निवेश करने का स्तर है।
• **डिलीवरी की शर्तें।** स्पष्ट रूप से लिखें कि आप किस Incoterm के अनुसार कोटेशन चाहते हैं — EXW, किस बंदरगाह पर FOB, या किस बंदरगाह पर CIF। यदि आप नहीं लिखते हैं तो हर कारखाना अलग तरीके से कोटेशन देता है।
• **दस्तावेज़ की आवश्यकताएं।** निर्यात प्रमाण पत्र, मूल का प्रमाण पत्र, परीक्षण परिणाम यदि आवश्यक हो।
• **आपका समय लक्ष्य।** आप माल किस त्रैमासिक में चाहते हैं, क्या यह बिक्री के मौसम से जुड़ा है।

विनिर्देश भाग को स्पष्ट लिखें ताकि गलतफहमी न हो

यह वह हिस्सा है जो निर्धारित करता है कि आपको मिलने वाले कोटेशन की तुलना एक दूसरे से की जा सकती है या नहीं।

सरल सिद्धांत: जहां कहीं आप खाली छोड़ते हैं, कारखाना सबसे सस्ते विकल्प या अपने सबसे परिचित विकल्प से भरेगा। यदि आप 100ml बोतल लिखते हैं और कुछ नहीं कहते हैं, तो एक पक्ष PET प्लास्टिक बोतल उद्धृत करता है, दूसरा कांच की बोतल, और दोनों संख्याएं बहुत अलग हैं लेकिन कोई गलत नहीं है।

सबसे आम तरीके से छोड़ी गई जगहें:

• **पैकेजिंग सामग्री और मोटाई** — किस प्रकार का प्लास्टिक, कांच या एल्यूमीनियम, कैप का प्रकार, क्या पंप डिस्पेंसर है।
• **लेबल** — सीधे मुद्रण, डिकल, या श्रिंक स्लीव; कितने रंग; क्या होट स्टैम्पिंग है।
• **कार्डबोर्ड बॉक्स** — विनिर्देश, प्रति बॉक्स संख्या, क्या कुछ मुद्रित है।
• **लेबल पर भाषा** — अंग्रेजी, हिंदी, या द्विभाषिक; सामग्री के लिए जिम्मेदार कौन है।
• **डिजाइन कौन करता है** — आप प्रिंटिंग फ़ाइल भेजते हैं या कारखाना करता है।

थाई उत्पाद थोक, विशेष रूप से **कॉस्मेटिक्स** समूह के साथ, एक और अनुभाग जोड़ें: क्या आप कारखाने का तैयार फॉर्मूला उपयोग करते हैं या अपना निजी फॉर्मूला। ये दोनों दिशाएं प्रक्रिया, फॉर्मूला स्वामित्व और दस्तावेज़ों में पूरी तरह भिन्न हैं, इसलिए पहले ही पत्र में स्पष्ट होना चाहिए। **खाद्य और पेय** समूह के साथ, इच्छित शेल्फ जीवन और भंडारण स्थितियां स्पष्ट करें, क्योंकि ये दोनों कारक फॉर्मूला और पैकेजिंग को नियंत्रित करते हैं।

कितने सत्यापित थाई सप्लायर को भेजें और कैसे भेजें

यदि आप एक को भेजते हैं तो तुलना करने के लिए कुछ नहीं है। यदि आप तीस को भेजते हैं तो आपके पास सभी को पढ़ने का समय नहीं है और न ही किसी को लगता है कि उन्हें महत्व दिया जा रहा है। एक परियोजना के लिए उचित संख्या आमतौर पर पांच से आठ निर्माताओं की सीमा में होती है।

भेजने का तरीका भी मायने रखता है। एक व्यक्तिगत रूप से तैयार पत्र, प्राप्तकर्ता की कंपनी का नाम रखते हुए, सही उत्पाद समूह का जिक्र करते हुए, हमेशा एक व्यक्तिगत पत्र की तुलना में अधिक सावधानी से पढ़ा जाता है जो स्पष्ट है कि यह सैकड़ों पते पर भेजा गया है। आपको हर बार शुरुआत से फिर से लिखने की जरूरत नहीं है — विनिर्देश भाग रखें, केवल शुरुआती भाग बदलें।

चैनल के बारे में: ईमेल अभी भी फ़ाइलों और विनिर्देशों के लिए मुख्य चैनल है, लेकिन थाईलैंड में अधिकांश तेजी से आदान-प्रदान LINE या WhatsApp पर होता है। व्यावहारिक तरीका यह है कि सभी संलग्न फाइलों के साथ ईमेल भेजें, फिर एक छोटा संदेश भेजें कि इसे भेजा गया है। महत्वपूर्ण बात यह है कि अंत में सभी अंतिम बिंदु ईमेल पर लौटें, क्योंकि बाद में संदेश खोजना बहुत मुश्किल है।

यदि आप पता खोजने के चरण को छोटा करना चाहते हैं, तो B2B प्लेटफॉर्म जो एक ही अनुरोध को कई **सत्यापित थाई सप्लायर** को भेजने देता है, तुलना में आपको काफी समय बचाएगा। फिर भी, मूल्यांकन आपका है: सत्यापन जोखिम को कम करता है लेकिन नमूना जांच और शर्तों की आपकी जांच की जगह नहीं लेता है।

प्राप्त कोटेशन को पढ़ें और सही तरीके से तुलना करें

जब कोटेशन आने लगते हैं, तो पहली चीज संख्या को देखना नहीं बल्कि सभी को एक समान आधार पर लाना है।

एक तालिका बनाएं, प्रत्येक निर्माता के लिए एक पंक्ति, और निम्नलिखित कॉलम भरें: इकाई मूल्य, Incoterm, न्यूनतम मात्रा, सटीक पैकेजिंग विनिर्देश वे उद्धृत करते हैं, क्या लेबल शामिल है, टूल या नमूना लागत, कोटेशन की वैधता अवधि, भुगतान की शर्तें। बहुत बार, सबसे कम कीमत वाला पक्ष वास्तव में EXW पर कोटेशन दे रहा है, लेबल शामिल नहीं है, और पतली पैकेजिंग का उपयोग कर रहा है — यानी यह सस्ता नहीं है।

कुछ बिंदु जो आपको निष्कर्ष निकालने से पहले पूछने चाहिए:

• **एकमुश्त लागत** में कौन से आइटम हैं: टूल, प्रिंटिंग प्लेट, नमूना लागत, परीक्षण लागत।
• **क्या कीमत में ढाल है** — यदि आप दुगुना खरीदते हैं तो इकाई मूल्य कैसे बदलता है।
• **कोटेशन की वैधता** कितनी देर है, और क्या कीमत को बदलता है।
• **भुगतान की शर्तें**: जमा राशि का अनुपात, बाकी भुगतान का समय।

अंत में, केवल स्प्रेडशीट से न चुनें। प्रतिक्रिया की गति, प्रतिक्रिया में विशिष्टता का स्तर और क्या वे सक्रिय रूप से तकनीकी समस्याओं को उठाते हैं, ये सभी संकेत हैं कि जब आदेश वास्तव में चल रहा हो तो वे कैसे काम करेंगे। एक थाई सप्लायर जो पिचिंग चरण में धीरे और अस्पष्ट जवाब देता है आमतौर पर जमा राशि लेने के बाद तेजी नहीं हो जाता।

सामान्य त्रुटियां जो RFQ को प्रतिक्रिया नहीं देती हैं

कुछ त्रुटियां बार-बार होती हैं, और अधिकांश को ठीक करना आसान है।

**जानने से पहले कीमत पूछें।** एक संदेश जो सभी उत्पादों की मूल्य सूची के लिए पूछता है लगभग कभी भी गंभीर जवाब नहीं पाता, क्योंकि कोई तैयार मूल्य सूची मौजूद नहीं है।

**मात्रा नहीं बताएं।** कारखाना मात्रा को जाने बिना कोटेशन नहीं दे सकता। यदि आप अभी निश्चित नहीं हैं, तो एक सीमा दें और स्पष्ट करें कि यह एक अनुमान है।

**व्यापार कंपनी को निर्माता के साथ मिलाएं।** कई पक्ष खुद को निर्माता कहते हैं लेकिन वास्तव में कहीं और आउटसोर्स करते हैं। सीधे कारखाने के पते के लिए पूछें, उत्पादन लाइन की तस्वीरें मांगें, और अनुमति पत्र पर नाम की तुलना चालान पर नाम से करें।

**बहुत जल्दी मांग करें।** पहले संदेश में मुफ्त नमूना, एकमात्र प्रतिनिधित्व, या विस्तृत फॉर्मूला मांगना आमतौर पर दूसरे पक्ष को सावधान बनाता है।

**ट्रैक न करें।** व्यावसायिक दिनों के बाद एक विनम्र अनुस्मारक संदेश सामान्य है और आमतौर पर प्रभावी है। आपका पत्र बस अन्य दर्जनों के नीचे बैठ सकता है।

इन पांच बिंदुओं को ठीक करें और प्रतिक्रिया दर स्पष्ट रूप से बदल जाती है, और महत्वपूर्ण रूप से, आपको मिलने वाली प्रतिक्रिया तुलना योग्य होगी।